Alluvione in Veneto

C’e’ il momento per scrivere e quello per fare.

In questo momento, molte persone sono nei guai in Veneto.

Alcuni di noi sono li’ per aiutare, ed anche per imparare.

Imparare il lato umano, imparare il lavoro, anche di project manager, sporcarsi le mani.

Avevo già scritto quanto rivelatrici fossero le emergenze, quanto si potesse imparare dalle emergenze.

Si parla tanto di soft skills: un giorno assieme agli alluvionati vi insegna piu’ di tanti corsi. E’ vero, conoscere le soft skills aiuta anche in questo caso, ma … e’ evidente che nelle emergenze ci vuole onesta’, capacita’, “buona creanza” come si dice in Veneto; e DECISIONE.

Brainstorming and Project Management

Let’s begin by pointing out something very important: brainstorming is not project management, nor is brainstorming anything more than a “tool”.

Is brainstorming a tool?

Brainstorming is just another name for open discussion: nothing more, nothing less.

Now, everyone can’t but agree on this point: discussion is fundamental, provided … it is positive discussion, i.e., people are focused on the matter.

Unfortunately, in recent times brainstorming has become a synonym for chatter: that is not the right way.

 

Let’s speak about positive brainstorming.

To begin with, the project manager should indicate the factors to be discussed.

Then, he/she ought to make clear everyone should keep to the matters under discussion and stay focused – brainstorming is one thing, speaking of things with no relationship to the matters under discussion is another one.

After that, the Project Manager should be ready to correct “deviations”, i.e., the very enemy of brainstorming.

Look, all this is easy: think of the rules usually applied in successful meetings and apply them.

 

All this is especially important while dealing with projects.

Brainstorming is very useful, especially in the first phases of a project or in case of technical problems, but … it also can be the end of a project.

Remember: brainstorming is solely an aid to the project manager; never ever forget that brainstorming (used) alone is going to lead your projects to disaster.

 

Project Management & Templates

I templates sono utili nel project management, ma solamente se sono i VOSTRI templates.

In poche parole: ognuno avrà dei templates che avrà sviluppato nel corso della sua attività di Project Manager.

Questi templates saranno tutt’altro che immodificabili: il project manager li userà come riferimento ma non potrà fare a meno di modificarli secondo le necessità del progetto.

Ovviamente, il vantaggio di avere già una formattazione adeguata ed una “scaletta” da seguire è enorme. Ma solo se tali scalette e formattazione sono frutto del lavoro e dell’esperienza del project manager.

 

Tuttavia, sul web si possono scaricare molti templates, talvolta propagandati come un tool fondamentale (o giù di lì) per il project manager.

Che possano essere utili come base di partenza può darsi, ma che siano un tool fondamentale proprio no: il project manager o conosce il project management e sa come gestire i progetti, o … non lo sa.

Un template generico fatto da altri non può sostituire la vostra conoscenza, ne’ può essere previsto per il vostro progetto.

 

Seguire una metodologia che va comunque e sempre adattata alla situazione (come peraltro già previsto da alcune metodologie, ad esempio PRINCE2) è fondamentale.

Seguire le “istruzioni” di un template sviluppato da altri per chissà quale situazione significa abdicare al ruolo di project manager.

E senza un Project Manager, il progetto …

 

Toyota, i Richiami, e … il Project Management?

Stamattina abbiamo letto un articolo del Guardian: “Toyota to recall over a million cars in US and Japan”.

La cosa ci ha colpito molto, perché si tratta, come puntualizzato nell’articolo, del 14mo richiamo nel 2010.

Sempre nell’articolo si ricorda che nel settembre 2009 la Toyota ha richiamato quasi 4 milioni di veicoli nel mondo, e che nel febbraio 2010 “Toyota’s president apologises to the US Congress and Toyota owners for safety problems that led to deaths and the worldwide recalls”.

Ora, giusto per fugare ogni dubbio, l’articolo seguente è stato scritto molto prima di questi eventi: The “Toyota system” and its “worshippers”.

Per la precisione, l”articolo è stato scritto il 14 gennio 2009:

Today (January 14th, 2009), an influential financial newspaper published two articles, one beside the other.

Quando uscì fu molto apprezzato e ripubblicato da altri.

Leggetelo.


Ora, è difficile dire quali siano i problemi che deve affrontare la Toyota – magari non hanno niente a che fare con il project management, chi lo sa?

Però vale la pena riportare alcuni pezzi dall’articolo:


You know, at seminars we met some people who said they had tried to apply the “Toyota system” in the West but, unless they extensively modified it, results wouldn’t be acceptable.

Nonetheless, the “Toyota system” couldn’t be discussed, not really. As a result, scores of “project managers” began pronouncing those two words more and more often; it was “trendy”, you know.

Sometimes, people termed “outmoded” those competitors who hadn’t adopted the “Toyota system”.

As for us, “poor” certified Project Managers, who knew of the Western methodologies we were making use of? If one had spoken of the “Toyota system”, everyone would have been interested; if someone had spoken of Prince2, people would have looked lost.


How is it that excellent Western methodologies are forgotten to the advantage of exotic “systems”?

Because it is easy. It is easy to go to a buyer and tell him “I bring the X system; look, others are making money”.


The “Toyota system”. We have never liked it.

In our opinion, it is solely applicable to very big companies operating in the car industry or similar industries; even in that case, we think it implies unnecessary expenses (e.g., “Set Based Concurrent Engineering”) and it can be worth only in bullish times.

Moreover, in our opinion it is not a project management methodology, it is a work philosophy tailored for the Japanese mentality.

Nonetheless, at project management seminars scores of people “worship” it, refer to it and so on. Why? Because Toyota was selling scores of cars.

How often have we heard of “best practice”, which in itself is a good concept and means “take the experience of others into consideration with a pinch of salt”? Maybe one doesn’t like salt, or maybe it is easier to go to the Board and say “Look, Toyota is making money, let’s copy them!”

Whoever says “I follow the Toyota system”, says it proudly, he/she seems to say “I am making use of the best”.

 

Ma soprattutto:

It was once said that an ordeal would reveal the truth; nowadays, one would speak of “trial by fire”, but they have a different meaning: the latter refers to “real fighting” (for us, practical use), the former refers to a telling situation such as bad markets (or a very difficult fighting situation for a soldier).

What is the ordeal revealing?


Quanto sopra risale al gennaio 2009.

Magari i problemi della Toyota non sono dovuti al project management.

Però sappiamo bene cos’e’ un’ordalia: una prova; pollice recto o pollice verso; bianco o nero; si o no, senza considerazioni accessorie od altro; si considera solamente il risultato dell’ordalia.

Come ricordato nell’articolo: “Nonetheless, at project management seminars scores of people “worship” it, refer to it and so on. Why? Because Toyota was selling scores of cars.”

Ora, in questo momento, il momento dell’ordalia, viene spontaneo porsi ancora una volta la domanda:

What is the ordeal revealing?


Progetti e Metodologie di Project Management

Il sondaggio conferma quello che era già evidente: c’e’ chi proprio non vuole sentire parlare di metodologie – è un suo diritto, ovviamente.

È ovviamente naturale anche dissentire da tali opinioni, soprattutto alla luce dei fatti.

Sempre dal sondaggio, risulta che le metodologie di project management, al di la’ della bonta’ inerente e dell’indubbia validità per il successo dei progetti, non garantiscono il successo automatico – devono essere customizzate ed applicate da un project manager in gamba.

Insomma, per quanto importante sia applicare una metodologia – a tutto, non solamente al Project Management – la qualità del project manager è importantissima.

Anche se, come abbiamo visto, una buona metodologia come PRINCE2 ha un tasso di successo (fascia 70-100%) di almeno il 75%, vi sono sempre incognite che una metodologia non può risolvere: sta al project manager applicarla alla situazione.

Cionondimeno, è evidente che una buona metodologia aiuta molto, tanto che già secoli prima di cristo, nel Ssu-ma (un classico cinese del IV secolo prima di cristo, ma che probabilmente include materiale molto più antico) è scritto: “Applicate una metodologia alla pianificazione.

Project Management – I Radicali Liberi

  • XXXXX” project management
  • Project Management ed emergenze
  • XXXXX” cosa?
  • Radical” project management, ecc.
  • Perché?

 

 

 

I radicali liberi

 

 

Ricordate un famoso film di James Bond, il mitico agente 007?

Al momento, anche i cari mici Inklet e Tailchaser non riescono a ricordare il titolo, ma doveva essere con Roger Moore.

Insomma, all’inizio del film il Nostro, tra una missione e l’altra, era in una clinica “benessere” del governo dove lo tenevano a “stecchetta” – roba da morire d’inedia – perché il suo organismo doveva eliminare i radicali liberi.

Naturalmente, James Bond si procurava comunque di nascosto ogni ben di dio, con il risultato che … gli facevano i complimenti per quanto bene stava.

 

Era una mattinata calda e soleggiata.

Inklet e Tailchaser avevano abbandonato molto a malincuore il loro posticino al sole: ‘Mmiew!?’

Insomma, gita di famiglia per sentire i “guru” del project management.

Oddio, qualche (molto qualche) intervento era buono, ma quando si è arrivati ad un vecchissimo film – che c’azzecca? – a volume intollerabile Inklet e Tailchaser hanno fatto il colpo di stato: ‘Via subito o ti diserediamo!’

Ma non è di questo che parliamo oggi.

Oggi parliamo di quella moda che vede il diffondersi a macchia d’olio di attributi aggiunti al project management: giusto per nostra comodità, li chiameremo “radical” project management, “XXXXX” project management, ecc.

Sempre per nostra comodità (Inklet e Tailchaser sono molto pratici – ovvio, sono dei mici!), il termine ironico “radicali liberi”.

—–

 

 

XXXXX” project management

 

Perfino l’uditorio aveva fatto domande “impertinenti” dopo l’intervento sul “XXXXX” project management: evidentemente, aveva trovato la cosa di estremo spessore.

Diciamocela tutta: nessuno aveva capito cos’era.

Siccome l’evento era di un interesse assoluto, tra una telefonata, una boccata d’aria, un’altra telefonata e qualche chiacchiera con le hostess, abbiamo agganciato il signor “XXXXX”.

Ops, abbiamo dimenticato le chiacchiere con i partecipanti all’evento che telefonavano, prendevano una boccata d’aria, telefonavano un’altra volta – ma non chiacchieravano con le hostess.

 

Abbiamo così avuto modo di conoscere il signor “XXXXX”: Inklet in particolare avrebbe fatto l’invidia di Torquemada.

Oh, ma tutto con tatto e gentilezza, eh!

In quanto a soft skills, nessuno batte Inklet.

 

Insomma, il signor “XXXXX”, al secolo “XXXXX” project management, consiste nell’arrangiarsi, o meglio nello stare alla canna del gas 24/7 – 24 ore al giorno per 7 giorni alla settimana.

Ora i nostri 25 lettori (il Manzoni ci perdoni) diranno: “Ma non è un giudizio un po’ radicale?

Beh, si parla di “XXXXX” e “radical”, no?

In poche parole, il signor “XXXXX” vive alla giornata: arriva al lavoro e si arrangia sul momento; il giorno dopo, la stessa storia.

Tailchaser: ‘Ma allora perché lo “XXXXX” project manager non va a fare il muratore?’

Inklet: ‘Ma veramente … anche il muratore pianifica la sua attività, non fosse solo per la giornata anche quando lavora “a giornata”.

Già intravediamo una soluzione: mandiamo il muratore a fare il project manager.

Tailchaser: ‘Sì, ma lo “XXXXX” project manager dove lo mandiamo? Tirare su un muro fatto bene non è mica facile, neh!’.

Inklet: ‘Saprà bene come spingere una carriola e portare un sacco di cemento, no?’

Insomma, grande brainstorming in famiglia: che farne dello “XXXXX” project manager?

Conclusione: il bravo muratore è un professionista, il suo lavoro non è facile come sembra, forse lo “XXXXX” project manager potrebbe spingere una carriola (ma non saprebbe come tenerla in equilibrio) ma a portare sacchi di cemento si farebbe male.

 

Ma torniamo alle risposte date alle nostre domande – speriamo di avere capito bene.

Ci sarebbero progetti che non possono essere pianificati (o altro) in nessun modo: tutto al momento, decisioni d’emergenza come modo di vivere quotidiano.

Già qui, sorge una prima domanda: se non c’è pianificazione, che costituisce comunque una parte fondamentale del Project Management, che project management è?

Ancora: come si fa a stabilire i tempi, i momenti di controllo, un communication plan, dei contingency plans, il controllo di qualità, i controlli in generale, ecc?

Come si può pianificare l’utilizzo del personale, che magari qualche volta vorrebbe pure andare in vacanza?

Quanto può durare il project manager in queste condizioni?

Com’è possibile fare un business case, analizzare i rischi (fondamentali per la stesura del progetto, ma anche per deciderne la fattibilità), creare un’organizzazione per il progetto?

La risposta sembrava in questi termini: la situazione non consente altro.

Ma allora, che project management è?

—–

 

 

Project Management ed emergenze

 

Tanto per chiarire la questione, riportiamo qui la nostra definizione di Project Management:

Il Project Management (Gestione progetti) è una disciplina che consente di gestire i progetti in modo ordinato.

Ancora: Niente viene lasciato al caso, dalla concezione iniziale alla chiusura del progetto.

Quelli di voi che erano presenti al nostro convegno ‘Project Management 2010‘ si ricorderanno alcuni degli attributi fondamentali di un progetto: lifespan finita e definita, prodotti definiti e misurabili, solamente le attività necessarie per ottenere i prodotti.

 

Durante un progetto vi potranno essere situazioni d’emergenza, addirittura situazioni non previste dai contingency plans, ma … il progetto non deve partire “alla ventura”.

Un progetto va impostato con un minimo di criterio, altrimenti è ovvio che ci si troverà subito alla canna del gas – nel qual caso sarebbe forse meglio fermarsi 5 minuti, fare qualche considerazione e porsi qualche domanda, no?

 

Anche nel caso di eventi catastrofici assolutamente non prevedibili, un progetto ben impostato e diretto secondo i principi del buon Project Management potrà reagire molto meglio alla situazione.

Se, invece, il progetto parte già alla canna del gas …

 

Facciamo due esempi presi dalla storia: le vexillationes romane ed i Kampfgruppen tedeschi; come vedremo, questi ultimi possono essere ripresi tali e quali nel Project Management.

L’esercito romano era uno dei più organizzati della storia, tuttavia in condizioni d’emergenza si ritrovava a dovere tamponare situazioni disperate.

La soluzione?

 

Le vexillationes, ovvero distaccamenti presi da delle unità vicine che potevano inviare solamente quantità limitate di rinforzi nella zona critica; senza indebolire troppo le unità meno pressate, si rinforzavano i settori in situazione critica.

Perché era possibile? Perché tutto era organizzato e pianificato, cosicché nel momento critico i comandanti sapevano esattamente cosa e quanto potevano inviare, e con quali conseguenze sui settori indeboliti.

 

I Kampfgruppen (gruppi da combattimento) tedeschi della seconda guerra mondiale sono l’apoteosi del concetto: soprattutto – ma non solo – nella seconda parte della guerra, furono utilizzati moltissimo e contribuirono in modo fondamentale al prolungamento della guerra; insomma, funzionavano alla grande.

L’esercito tedesco si trovava spesso in situazioni disperate, tipo crollo di decine o centinaia (in Russia) di chilometri di fronte; il problema era che anche le unità vicine erano in situazione critica.

Allora si prendeva un valido e dinamico ufficiale (di solito già presente in un’unità superstite o, più spesso, in una delle unità vicine) e si costituiva un Kampfgruppe: un insieme bilanciato di unità delle varie armi – una compagnia da una divisione, un reggimento da un’altra, un battaglione da un reggimento, ecc.

Il Kampfgruppe procedeva a tutta velocità verso la zona del disastro (addirittura, talvolta alcune unità arrivavano prima ed altre dopo) raccogliendo tutte le forze in rotta che poteva durante la sua marcia di avvicinamento; in caso le forze che incontrava non fossero idonee ad essere incorporate nel Kampfgruppe, venivano assegnate a scopi difensivi locali.

Com’era possibile? In condizioni ordinarie, tutto era organizzato, pianificato e controllato: in caso di emergenza, non c’era difficoltà a costituire i Kampfgruppen sapendo bene cosa avrebbe comportato ciò per le unità costrette a cedere parte delle proprie forze (spesso i reparti più efficienti).

Avete notato la similarità con il project management?

—–

 

 

XXXXX” cosa?

 

Com’è possibile gestire una situazione d’emergenza quando già l’attività ordinaria è gestita come un’emergenza?

Tailchaser: ‘Lo “XXXXX” project management non solo non ricade nella definizione di project management, per me è ricetta sicura per il disastro già in condizioni ordinarie’.

Inklet: ‘Non ci siamo nemmeno con la definizione di progetto: non mi pare che sia finito e definito, né che i prodotti siano definiti e misurabili, né che le attività possano avere luogo solo ed esclusivamente in funzione dei prodotti’.

Tailchaser: ‘Sai Inklet, mi chiedo quali siano i vantaggi che porterebbe questo signor “XXXXX”: vivere alla giornata, secondo tutte le discipline, porta a costi e rischi molto maggiori, nonché al caos invece che alla razionalizzazione.

La risposta “XXXXX” probabilmente sarebbe: si tratta di progetti che non possono essere gestiti diversamente.

 

Vabbé, però non sono progetti e, secondo noi, non stiamo nemmeno parlando di Project Management.

Forse, chi paga dovrebbe fare qualche considerazione e rivedere tutta la faccenda: dopotutto, come abbiamo visto, si può fare un progetto (finito e definito) con tutti i crismi e gestirlo con il Project Management anche e soprattutto in condizioni d’emergenza; fermo restando che le emergenze tali dovrebbero restare, senza invadere il campo dell’ordinario.

 

XXXXX” project management? Mi-miieeeww! – Come tradurre Inklet? Diciamo “XXXXX” qualcos’altro, va!

—–

 

 

Radical” project management, ecc.

 

Parlavamo di radicali liberi.

Vi sono cose che (sempre per nostra comodità) chiameremo “radical” project management ed altro.

Insomma, l’invasione del “super x” project management, un fenomeno che ci ricorda la “total quality” et similia.

 

Se da una parte vi sono approcci (ad esempio il Lean project management o l’Agile project management) che hanno una motivazione, dall’altra vi sono i “super x” project management la cui ratio sfugge ai più – sarà che i geni sono difficili da capire.

Tutto è “di più”, radicale … almeno nominalmente. Cosa sia praticamente, non si riesce a capire.

Sembra di vivere nell’ era dei “radicali liberi” 😉

Sappiamo cosa direbbe 007: “Bond, James Bond. Lasciate perdere le diete esotiche, datevi allo champagne”.

—–

 

 

Perché?

 

Perché i “radicali liberi”?

Perché non basta il Project Management? Come abbiamo visto, il buon Project Management da’ grande beneficio a chi ne fa uso e funziona anche nella gestione delle emergenze – ok, magari in questo caso ci vuole un Project Manager che sa veramente quello che fa.

Tailchaser: ‘Ma se, ad esempio, lo “XXXXX” project management sembra essere tutto fuorché Project Management!’.

Magia: aggiungi un attributo e cambia tutto.

 

L’aspetto più bizzarro è che sembra quasi che il Project Management abbia limitazioni che non ha, che di fronte a certe situazioni (peraltro non ben definite) non sia valido.

Si arriva a giustificare il quotidiano lavorare “alla canna del gas”, a dargli una patente (project management) che secondo noi assolutamente non ha.

Allora perché?

 

Vi diremo: quando abbiamo cominciato a mettere a punto il nostro sistema di Programme Management / Gestione ed organizzazione aziendale avevamo accarezzato l’idea di chiamarlo “Total project management”, nel senso che estendeva il raggio d’azione del Project Management rispetto a quanto normalmente applicato; inoltre, non era male per il marketing – Programme Management / Gestione ed organizzazione aziendale non è il massimo.

Il nome avrebbe potuto andare perché si trattava di applicare fino in fondo il Project Management nella gestione aziendale (senza esagerare, ovvio).

Beh, scoprimmo la pletora dei “radicali liberi”! Fine di un’idea di nome.

Alla fine, chiamare le cose per quel che sono non è poi così male: Programme Management/Gestione ed organizzazione aziendale. Perlomeno, tutti sanno di cosa si parla.

 

Insomma, Tailchaser è convinto: ‘E’ probabilmente un’operazione di marketing: convinci il cliente che gli serve qualcosa di speciale che il normale Project Management non può dargli; proponigli qualcosa con un nome “radicale.

Ecco che la valente Inklet interviene: ‘Chi paga sarà probabilmente felice perché l’attività gli sembrerà continuare su binari familiari, sicuramente convinto che quella sarà la volta buona’.

Vabbé, ma era proprio necessario scomodare il project management?

La saggia micia: ‘E chi non parla di project management, oggigiorno?

———-

 

 

 

 

Misfits of project management” is free and can be freely forwarded: some healthy fun is necessary in these modern times.

Being an ironic newsletter, it reflects only ideas. “Answers” or assertions that are not between inverted commas [‘….’] are not to be considered as “true” answers or assertions: that is only a way to express ironically what is perceived.

We make use of another set of inverted commas [“….”]: those are no quotations at all, just a literary device of ours to make concepts clearer.

Every possible reference to real persons, facts or things in ironic pieces is accidental.

Come Scegliere un Manager e/o un Project Manager?

Vi sono due aspetti da valutare: capacità operativa (ad esempio la conoscenza del Project Management e/o degli aspetti manageriali); soft skills.

Tra le capacità operative includo la capacità di dirigere un´azienda od un progetto; sono capacità che non cambiano, e non sono soft skills.

Un dirigente tutti sorrisi, empatico, ecc, che però non possiede il lato operativo sarà amato dai collaboratori, ma alla lunga non otterrà risultati.

Le soft skills sono facili da falsificare: una buona conoscenza dei test (per chi ama le cose scientifiche) più una buona capacità di fingere, e ci cascano quasi tutti.

Vanno verificati entrambi gli aspetti, ma soprattutto l´integrità, l´onestà e la capacità di ascoltare.


Manager, Leader or Both?

A person can be a good leader (he leads teams/persons) and, at the same time, a bad manager (he organizes): in that case, he needs a superior who is a good manager.

On the other hand many good managers are very bad leaders, therefore they should be assigned roles in which they do not lead persons. continue reading

Project Management and History – Napoleon seen by de Gaulle

Project Management and History Napoleon seen by de Gaulle

  • Napoleon took genuine care of his people
  • Napoleon was a Project Manager
  • He was a leader – Managing qualities alone are not enough
  • Training
  • Tools instead of training?

Both Napoleon and Charles de Gaulle are well known; no words about them are needed.

Less known is a book by de Gaulle, France and her army’, a chapter of which is dedicated to Napoleon.

We will highlight some sentences from de Gaulle’s book and we will add some other facts on Napoleon, because Napoleon was not only a great general but also a great organizer, a logistic genius, a highly effective planner, and so on; in a few words, he did much more than leading his armies, he managed them and was both a “Project Manager” and a “Programme Manager”.

Did you know that the main reason for Napoleon’s successes was planning the movements of his corps with such accuracy that tens of thousands of soldiers marching for weeks on different and far away (XVIII century’s!) roads could strike together the enemy?

Besides, he was very accurate in keeping details on both topography and single enemy regiments.

Both Project managers and managers can learn a lot from Napoleon, because he organized and directed his campaigns as if they were projects – which, in fact, they were.

All quotations (for discussion purposes) are from ‘France and her army, by Charles de Gaulle, Translated by F. L. Dash, Hutchinson & Co. (Publishers), LTD.

—–

Napoleon took genuine care of his people

Let’s consider what de Gaulle wrote:

‘At the same time as he stimulated emulation by these methods the leader gave many proofs of his concern for and care of those who were ready to lay down their lives for his glory. […]

He never lost an occasion of associating his soldiers with his greatness. Often he would invite them to dine with him. On his coronation day he filled Notre Dame with them.

Victorious troops returning to France were received by the municipal authorities. Banquets, like the one given by Paris to the Guards in 1807, were given in their honour, and the doors of the theatres were thrown open to them. On the occasion of the birth of the King of Rome every soldier received a present.’

  • Napoleon led by example and took genuine care of his people.

    How often does this happen, nowadays?

    Modern project managers (and managers, if only for that) have often lost true contact with project people; they may use soft skills but they do it in a mechanical way and forget the human side. They go to soft skills courses and apply what they have learned because they are supposed to do that – because they were told they needed soft skills. Sorry, that is not the right way, nor are “modern” soft skills a substitute for human empathy.

  • Napoleon never forgot his successes were due to his soldiers, therefore he shared his glory with them.

    That meant material acknowledgment, not only saying “How good you were” or patting soldiers on the shoulder. Mind, those were soldiers fighting for their country, not employees working to get a wage; if material acknowledgement was so important to those soldiers, try to imagine how important it can be to

    team-members.

In the course of a campaign Napoleon would show himself everywhere; he would spend hours visiting outposts, bivouacs and artillery parks, but always unexpectedly, so as to give the impression that he was everywhere and that nothing could escape him. After the battle he would inspect the battlefield, salute the troops, enquire about the wounded and reward instantaneously and in the most dramatic manner soldiers who were pointed out to him.’

  • Napoleon wasn’t a desk project manager: he checked in person whether everything was as it should have been.

    Take note: he did not intrude into his subordinates’ matters. He was present, and in so doing pushed his subordinates into taking care of what they did.

    All reports seem to agree on a point: Napoleon watched, and that was all as far as his subordinates were concerned.

  • He was accessible by his people, he took note of what could be improved or needed change, he was amid his people before and after battles – he did not forget his people after success had been reached and continued to improve his relationship with his people.

  • Napoleon did not waste time: as soon as possible, he personally visited his people and rewarded on the spot his best people – mind, best people for real because they had demonstrated their value and capacities on the field, not on the basis of meaningless programmatic papers.

    —–

Napoleon was a Project Manager

‘Moreover, Napoleon was always there to make the general plan; all he asked of them was to perform the particular task at which each of them excelled. Their contribution consisted of an instinctive grasp of the immediate situation, daring interventions, and the exercise of their personal influence over their troops.’

  • Napoleon never asked his people to do something they were not able to do; besides, he chose his people so that they were doing what they did best.

    Obviously, this boosted morale; unfortunately, this lesson has seldom been forgotten by modern project managers.

  • Napoleon’s subordinates weren’t mere executioners of his orders: they were required to act, to use their intelligence and capacities to a full extent.

    What a striking contrast with so many nowadays team leaders! Mind, that is not solely a fault of team leaders’: whoever tries to behave differently is often discouraged from doing so. Then, teams, projects, firms and enterprises do not reach acceptable goals …

‘Decimated by sickness before the battle, the Prussian army spent the night before Jena shivering with fear, while men fainted with hunger and cold, lacking shelters which they did not know how to build and fires which they dared not light. For this army defeat immediately became a rout. […]

The state of affairs in the Grande Armee provided a striking contrast. Once the Emperor had selected the most favourable place and time to strike, had fixed his dispositions, chosen his terrain and decided the methods by which it could be exploited, the troops were capable of providing that speed of manoeuvre and that irresistible punch in battle which carried all before them. Napoleon’s dispositions in face of divided and ill-prepared adversaries proved in practice their deadly efficiency.’

  • The Prussians are a striking example of how mismanaged people perform badly.

    Mind … the Prussian army was universally considered the best managed army, because everyone thought it was employing what were considered the best “management techniques and processes” .

    This ought to teach a lot on the importance of choosing the right Project Management methodology (and the right Project Manager) and applying it the right way

  • Napoleon did everything differently (from the Prussians): he set a reasonable (i.e., based on sound analysis) timescale, the scope, the methods (i.e., the Project Approach, to use PRINCE2 terminology), a communication plan – which was working and WAS applied by efficiently communicating his instructions

  • Nonetheless, all that has just been written was possible because Napoleon’s troops were able to act quickly, knew what had to be done and had high morale

  • In a few words: excellent organization, preparedness, morale and so on.

    In truth, Napoleon was a Project Manager.

    —–

He was a leader – Managing qualities alone are not enough

‘To ensure, moreover, that the final effort should be as vigorous as possible, the Emperor would intervene in person. He would appear on horseback at a prearranged spot, watch the columns massing for the attack, ride along the artillery line and question generals and corps commanders.’

  • Napoleon was a genuine project manager: never forget that a project ought to be directed; in a few words, after the setting-up and planning phases comes the management one.

    In truth, people tend to forget the first phase too, i.e., the setting-up phase

  • Napoleon personally checked how things were going: he took real care of how things were developing. He checked how real events evolved during his campaigns (which he organized and directed as projects), not papers only. Modern project managers should do exactly the same.

‘Despite the prodigious successes which his genius wrung from the army under his command, up to Tilsit the Emperor took care never to assume a task which was beyond his means.’

  • Napoleon was careful never to take or assign unattainable tasks; unfortunately, this is what happens daily, nowadays.

‘For a long time the Emperor had succeeded in making them believe that the effort he was asking of them would be the last and that immediately afterwards they were going to be able to enjoy the fruits of victory. […]

But as he was soon to realize, hope deferred maketh the heart sick. In the soldiers’ mind the enthusiasm of yesterday gave way more and more to hopeless resignation. Sometimes it was kindled to bursts of anger. […]

Yet, despite their outbursts of irritability provoked by their sorry plight, the troops did their best; despite hardship and disillusion the great mass kept their sense of duty, and even their devotion to the Emperor, to the end. But willingness is not enough in war if it isunaccompanied by material strength, a factor which was constantly diminishing in the army of the Empire.’

  • Your people are going to do great things once you have got their trust; they are going to make sacrifices because their respected project manager (or manager) tell them those sacrifices are needed to get results. But be careful: promises without results are going to damage even the best project manager’s aura

  • Napoleon was able to keep his aura till the end, that’s true, but … even if an exceptional project manager can keep morale at acceptable levels, morale in itself is not going to bring a project to a happy end.

    Project people need materiel, not morale alone: an army without rifles is not going to win a war, no way.

    Note: in general terms, Napoleon was an exception, because lack of means usually implies low morale.

—–

Training

‘On the evening of the battle of Eckmiihl, when the Archduke Charles could have beendriven back on to the Danube and destroyed, Napoleon, acting on the reports of hisMarshals, had to give up the pursuit on account of the state of exhaustion in which the young soldiers were found. This lack of experienced troops was the chief cause of the heavy losses sustained at Essling: “Our formations remain deep, owing to the difficulty of deploying or concentrating untrained troops.”‘

  • Exhaustion: never ask too much of your people for too long, because they are going to give inferior results, or even to break down

  • Training: untrained or poorly trained people impose your strategy in the best case, i.e., if you are aware that they are not properly trained; in the worst case, your projects are going to suffer dearly from lack of properly trained people.

‘It was in the hope of repairing these grave deficiencies that he agreed to sign the Pleisswitz armistice. The Emperor used this breathing-space for training, and a great musketry competition was organized for the whole army. However, operations were resumed before any satisfactory results had been achieved.’

  • Napoleon deemed training so important that he agreed to an armistice to repair the training deficiencies of his people. He used the time so gained to give proper training to his people

  • Unfortunately, war started again too soon: without soldiers trained enough, Napoleon lost at Leipzig and was sent to the isle of Elba

  • Morale of the story: train your people properly, so that they can achieve success, or … accept bad project results.

    —–

Tools instead of training?

‘Napoleon endeavoured to compensate for the progressive deterioration in the quality of his troops by increasing their armaments. “The poorer the troops the more artillery they need“, he said.’

  • Materiel and tools are useful in a project, sometimes they are necessary, but … better materiel is not going to compensate for insufficient training.

  • Napoleon knew this, but in his case there was no choice; he therefore spent a lot of money in materiel to improve the situation. He tried his best, but without properly trained people (even when led by his genius) he lost

  • As for today’s fads, the lesson is clear: a project making an exaggerate use of tools is going to cost a lot of money (tools cost a lot); besides, without a good project manager and properly trained project-people, the project is going to perform badly or even to fail.

‘But by striking too hard and too long he had broken the sword of France, for men’s souls, like material things, suffer from wear and tear. Still undismayed, and still resolved to tempt providence once more, he suddenly found himself without soldiers or weapons, and saw, towering above him and ready to break, the swollen wave of ill will, of cowardice and treachery which was to engulf his genius.’

  • The inevitable end: people without proper training and tools used instead of competencies lead to very low morale, forgotten (“broken toys”) tools and chaos.

Let’s draw final conclusions: you need a serious and prepared Project Manager who is going to properly train the project people before and during the project.

Maybe you will need some tools for your project, but tools alone are not going to give you the results you hope for.

Even during periods of time between projects, dedicate more time to identifying the training your people need to receive – in order to bring next projects to a happy end – than to evaluating presumed miraculous tools; miracles lie in your Project Manager and in your project people.

Use the tools you really need; the rest lies in the hands of your professional Project Manager and of your properly trained project people.

———-